Облік у ресторані: контроль, виживання і прибуток у 2025 році

Оновлено : 22.04.2025
Час читання : 13 хвилин

Зміст

2024-й став для ресторанного бізнесу справжнім випробуванням на витривалість. Якщо раніше гості легко витрачали гроші, то тепер кожна гривня рахується. Війна та інфляція боляче вдарили по кишенях споживачів, а витрати самого ресторану зросли мало не вдвічі. У таких умовах жорсткий контроль обліку — це не бюрократія, а питання виживання.

У цій статті ми, команда BRG з багаторічним досвідом на ресторанному ринку, розкажемо, як налагодити облік, щоб утриматися на плаву і вийти в прибуток. Будемо говорити простою мовою, з практичними прикладами і реальними кейсами.

Гості економлять: чому зараз потрібен жорсткий контроль витрат

Зараз гості стали обережнішими у витратах. Багато хто скорочує походи в заклади або замовляє скромніше меню. Причина — зменшення купівельної спроможності населення через економічний тиск війни та кризи. Для ресторанів це означає менші доходи, тоді як рахунки за оренду, продукти і комунальні послуги тільки ростуть.

За даними дослідження Poster, у 2023 році середній чек у ресторанах України зріс на 18%, але значною мірою лише через інфляцію. Інакше кажучи, гості платять більше, але не тому що купують більше, а тому що все стало дорожчим.

В таких умовах прибуток тане. Більш ніж половина рестораторів зізналися, що рентабельність їхнього бізнесу в 2023 році становила лише 10-20%, а 13% опитаних узагалі не отримували прибутку. Це тривожні цифри: працювати «в нуль» чи в мінус довго неможливо. Тому контроль витрат — питання життя або смерті закладу.

Прямий і непрямий облік: що має знати власник

Перш за все, розберімося з поняттями. Прямі витрати — це ті, що безпосередньо залежать від кількості гостей і замовлень. Сюди входять передусім собівартість страв: продукти, напої, упаковка для доставки, соуси — все, що подається на стіл чи видається гостю.

Непрямі витрати (їх ще називають накладними або постійними) — це витрати, які існують незалежно від того, скільки гостей прийшло в той чи інший день. Ви платите оренду навіть у дні, коли жодного відвідувача немає. Сюди відносяться: зарплати адміністрації, охорони, бухгалтера, комунальні платежі, інтернет тощо.

Для власника ресторану важливо знати дві речі:

Свій поріг беззбитковості. Це мінімальний оборот за місяць (або кількість гостей/чеків за день), який покриє всі постійні витрати. Простіше кажучи, скільки треба продати, щоб заплатити за оренду, комуналку і базові зарплати.
Собівартість кожної страви. Власник має чітко розуміти, скільки гривень прямих витрат закладено в кожну позицію меню. Це досягається через деталізовані техкартки — про них далі.

Часта помилка рестораторів — фокусуватися лише на фудкості і не приділяти уваги накладним витратам, або навпаки, різати все підряд, не враховуючи вплив на якість страв.

Управлінський облік: контроль ефективності і маржинальний прибуток

Управлінський облік — це система обчислень і звітів для внутрішнього використання. На відміну від суто бухгалтерського обліку для податкової, управлінський облік «для себе» дає відповіді на запитання: Де наше вузьке місце? Що найбільше «їсть» прибуток? Яка страва найменш рентабельна?

Одне з головних понять тут — маржинальний прибуток. Маржинальний прибуток (або маржа) — це різниця між ціною страви і її прямою собівартістю. Простіше: скільки заробляємо з кожної проданої одиниці до вирахування загальних витрат. Наприклад, якщо маржинальний прибуток із піци «Чотири сири» дорівнює 60 грн, а з стейка — 40 грн, то з кожного стейка ви заробляєте менше, хоч ціна його вища.

Через управлінський облік власник контролює ключові точки ефективності, наприклад:

Фудкост (Food Cost) — відсоток витрат на продукти відносно доходу. Зазвичай фудкост повносервісного ресторану тримають у межах 25-40%. Якщо у вас виходить 50% і більше — прибутку майже не лишиться, треба шукати причини. Можливо, порушена технологія приготування або багато списань і крадіжок, а може ціни в меню занизькі.
Лейборкост (Labor Cost) — витрати на персонал. Сюди входять зарплати кухарів, офіціантів, адміністратора, податки на фонд оплати праці. Лейборкост прийнято рахувати відносно доходу. Оптимальний рівень лейборкосту залежить від концепції закладу, але загалом бажано утримуватися в межах 20-25%.
Праймкост (Prime Cost) — це фактично фудкост + лейборкост, тобто основні витрати на виробництво страв. Праймкост показує, яка частка виручки іде на основні змінні витрати ресторану. У світовій практиці вважається, що праймкост повинен бути не вищим ~60-65% від продажів.

Облік сировини: програма, калькуляційна карта, механізм списання

Щоб тримати фудкост у нормі, потрібна залізна дисципліна обліку сировини. Кожен грам продукту має працювати або в тарілці гостя, або бути списаний за чіткою причиною. Ось інструменти, без яких нині не обійтись:

Програма обліку складських запасів. Вести склад «в голові» чи на папері в 2025 році — неприпустима розкіш. Існують доступні системи автоматизації ресторанів, наприклад Poster, які відстежують залишки продуктів у режимі реального часу. Це називається механізм списання по техкарті.
Калькуляційні карти (технічні карти). Для кожної страви в меню повинна бути складена калькуляційна карта — документ, де прописано рецептуру з точними нормами закладки продуктів і виходом страви. Калькуляційна карта пов’язана з закупівельними цінами на ці продукти і дозволяє порахувати собівартість однієї порції.

Порада: переглядайте техкартки регулярно. Зростають ціни на сировину – оновлюйте собівартість і коригуйте ціну продажу, якщо потрібно. Залучайте до перевірки карт технолога, шеф-кухаря і бухгалтера-товарознавця.

Механізм списання і контроль втрат. У ідеальному світі списань би не було — весь продукт пішов у страви і продався. Але в реальності неминучі втрати: щось зіпсувалося, щось розбилося, десь недовезли, десь пересолили і викинули. Важливо встановити допустимий відсоток списання і строго обліковувати списане. Скажімо, вирішили, що списання не має перевищувати 1-2% від обороту кухні, тоді щотижня/щомісяця аналізуєте: скільки списали і чому.

Варто один раз налаштувати систему (чи звернутися до фахівців, таких як BRG, щоб вам її налаштували), і ви закладете основу для контролю усіх подальших показників.

Переоблік як спосіб виявити приховані втрати

Буває, на папері все красиво: продалося 100 порцій, закупили 10 кг м’яса, списань немає. А фактично на складі порожньо, і невідомо, куди поділися ще 2 кг м’яса. Єдиний спосіб виявити такі розбіжності — регулярний переоблік.

Переоблік – це інвентаризація, звіряння фактичних залишків із даними обліку. Рекомендуємо робити повний переоблік сировини щомісяця.

Ви рахуєте всі продукти фізично і порівнюєте з тим, що має бути за програмою. Результат покаже, чи є пересортиця або недостачі. Переоблік потрібен не лише для продуктів на кухні. Не забудьте про облік посуду, приладдя та пакувальних матеріалів. Один впущений келих за 100 грн — дрібниця, але якщо щомісяця б’ється 20 келихів, за рік це 24 тисячі грн. Так само рахуйте серветки, коробки, пакети тощо.

Господарські витрати: контроль номенклатури і нормативи

Окрім їжі і зарплат, у ресторані є ще одна стаття витрат, яка часто залишається в тіні — це так звані господарські витрати. Під цим маються на увазі всі «дрібниці», необхідні для щоденної роботи закладу: миючі засоби, губки, серветки, туалетний папір, свічки, одноразові рукавички, лампочки тощо. На перший погляд, суми там невеликі, але саме тому їх легко пустити на самоплив.

Як тримати їх під контролем? Перш за все, встановити нормативи. Досвід показує, що господарські витрати можна планувати із прив’язкою до обсягу роботи закладу. Наприклад, у ресторані середнього формату нормальним вважається рівень господарських витрат ~10-12 грн на гостя або ~1,5% від суми рахунку. Ваше завдання — вписатися в цей відсоток.

Затвердіть перелік усього, що закуповується для господарських потреб, і відповідальні особи. Також варто обліковувати залишки господарських товарів на складі. Тримайте невеликий запас і поповнюйте по мірі потреби, щоб гроші не лежали мертвим вантажем у вигляді річного запасу порошку. Пам’ятайте, що 1% зекономлених витрат — це +1% до вашого прибутку, особливо в наш час низьких маржин.

Базова націнка 300% — панацея чи ілюзія?

Багато власників ресторану думають так: ми ставимо націнку 300% на страви, тож точно заробимо. Дійсно, поширена практика — закладати ціну утричі-вчетверо вищу за собівартість. На перший погляд, маржа величезна. Але чому ж тоді є ресторани з такими націнками, що все одно ледь зводять кінці з кінцями?

Причин декілька. По-перше, націнка — не дорівнює прибутку. З тих 300%, які ви накрутили, значна частина піде на покриття усіх інших витрат: зарплат, оренди, реклами тощо. Якщо ці витрати високі, вони «з’їдять» вашу маржу. По-друге, не всі страви продаються однаково. Можливо, у вас у меню 30 позицій з націнкою 300%, але бестселери — це напої або стейки з націнкою нижче.

Є ще момент: знижки і акції фактично зменшують вашу націнку. Дали 10% дисконт гостю — отже, націнка 300% перетворилася на 270%. Або запустили доставку через агрегатор — віддайте ще 30–40% комісії службі доставки, і ось вже на страві лишається жалюгідні 5% заробітку.

Націнка 300% — це непогано, але вона не гарантує успіху. Ваше завдання — вийти на потрібний відсоток чистого прибутку, а не просто тримати високу націнку. Можна і 500% ставити, але якщо собівартість при цьому неконтрольована, чи продажів мало, то толку не буде. Краще прагнути до оптимального балансу: фудкост + лейборкост + інші витрати + прибуток = 100%.

Роль технолога, консалтингу і зовнішнього аудиту від BRG

Ресторанний бізнес — справа багатогранна. Власник не завжди може глибоко зануритися в усі нюанси обліку — та й не повинен. Саме тому існують профільні спеціалісти та консультанти, які можуть допомогти навести лад у ваших фінансах.

Грамотний технолог прорахує кожну страву, підбере такі інгредієнти і такі грами, щоб і смак був на висоті, і витрати виправдані. Або підкаже, як використовувати залишки продуктів з користю.

Зовнішній аудит від консалтингової компанії — свіжий погляд збоку, який бачить те, що «замилене око» власника може не помітити. Фахівці BRG, маючи досвід управління власними успішними закладами, можуть провести комплексний аудит вашого ресторану:

перевірити технологію приготування,
проаналізувати фінансові звіти,
порівняти ваші показники з ринковими бенчмарками.

На виході ви отримуєте звіт зі знайденими проблемами і конкретними рекомендаціями.

Зовнішні консультанти також можуть навчити вашу команду сучасним методам обліку, поставити «з нуля» систему управлінського обліку, якщо її не було.

Кейс: рахуємо собівартість чизкейка «Нью-Йорк»

Наостанок, обіцяний практичний кейс з життя. Розгляньмо, як порахувати повну собівартість популярного десерту, аби зрозуміти, з яких компонентів складаються витрати. Візьмемо чизкейк «Нью-Йорк» — класичний вершковий чизкейк на пісочній основі. Припустимо, ми готуємо цілий торт діаметром ~24 см, який потім розріжемо на порції.

Інгредієнти: печиво пісочне 300 г, масло вершкове 100 г, вершковий сир 600 г, цукор 150 г, яйця 3 шт, вершки 30% — 200 мл. Окрім того, потрібна електроенергія на випікання та час кондитера.

Поїхали рахувати витрати:

Продукти: припустимо, ми закуповуємо якісні інгредієнти оптом. Вершковий сир — 250 грн/кг, отже 600 г ~ 150 грн. Вершки — 200 грн за 1 л, на торт треба 200 мл ~ 40 грн. Печиво — 120 грн/кг, 300 г ~ 36 грн. Масло — 660 грн/кг, 100 г ~ 66 грн. Цукор — 30 грн/кг, 150 г ~ 5 грн. Яйця — 8 грн/шт, 3 шт ~ 24 грн. Разом на продукти ~321 грн.
Електроенергія: чизкейк випікається приблизно 1 год при 150°C. Духовка споживає, скажімо, 5 кВт·год. Тариф за електроенергію для бізнесу, припустимо, ~12 грн/кВт·год. Тож випічка одного торта обходиться ~ 60 грн.
Оплата праці: підготовка основи, змішування крему та випікання займають біля 1,5 години. Якщо ставка кондитера ~120 грн/год, то 180 грн на приготування торта.

Тепер складемо все докупи: повна собівартість цілого чизкейка ~561 грн (321 продукти + 60 електроенергія + 180 праця). На виході маємо 8 порцій десерту, отже собівартість однієї порції ~70 грн.

А тепер найцікавіше — ціна в меню.

Припустимо, один шматок чизкейка ми продаємо по 160 грн. Виходить, націнка на собівартості ~129%. Здавалося б, маржинальність дуже висока — ~56%. Але не забудьте: з цих 160 грн треба ще заплатити офіціанту зарплату, утримувати зал, покрити частку оренди і т.д. Реально чистий прибуток з одного шматка може бути, наприклад, 40 грн (близько 25%).

На завершення: прибутковість — це реально!

Ми пройшлися основними пунктами обліку, що впливають на виживання і прибуток ресторану у 2025 році. Часом це виглядає складно: стільки цифр, звітів, контролю. Але, повірте, грамотний облік — ваш союзник. Він вкаже, де ви втрачаєте гроші, а де недозаробляєте, підкаже шлях до оптимізації. Ресторанний бізнес завжди поєднує творчість і математику. І якщо з кулінарною творчістю у вас все гаразд, то з математикою ми готові допомогти.

BRG як досвідчений гравець ресторанного ринку підтримує колег-рестораторів на шляху до системної прибутковості. Ми можемо стати вашим партнером у налагодженні обліку та контролю: впровадити сучасні програми, навчити команду, провести незалежний аудит витрат, знайти приховані резерви. Наша мета — щоб ваш заклад не просто пережив важкі часи, а впевнено вийшов з «мінуса» в плюс і стабільно заробляв.

Не соромтеся звертатися до BRG за консультацією або допомогою. Разом ми зробимо так, що кожна копійка працюватиме на вас, а ваш ресторан матиме міцний фундамент для зростання навіть у буремні часи.